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Enroll a New Student in the District (Inscripción de estudiantes en línea)

txConnect > Have a New Student
txConnect > My Account > Click Here to Enroll a New Student for School

The Online Student Enrollment page allows you to go through the steps required to enroll a new student online using forms provided by the district, and then request a student registration key, which will allow you to complete the online enrollment process.

To access this page:

  • If you do not yet have a txConnect account, click the Have a New Student link on the Login page, and create an account.
  • If you already have a txConnect account, log on to txConnect and click the Enroll a New Student button on the My Account page. Or, click Enroll a New Student on the pop-up message.

Enroll a student:

Three types of forms may be seen by the parent when enrolling the student, depending on the district’s procedures.

  • Static (read-only) forms cannot be updated online; they can by viewed, printed, completed by hand, and returned to the campus. Static forms will vary by campus and district, and can be delivered in various formats, including as Microsoft Word and PDF.
  • Three Online forms can be completed and submitted online.
    • Family Address manager
    • Family Contacts manager
    • Student Information
  • Standard forms are predefined district-level forms that are common throughout Texas. Some forms have required data that must be entered, and some forms only require the parent to review the data and acknowledge that he has viewed and accepted the form.

When you first access the page, you are prompted to allow or disallow location tracking. If you allow location tracking, the City will automatically be set to your current location. You can turn off location tracking at any time in the browser settings.


Step 1 - Enrollment Overview & Student Name:

Under New Student Enrollment steps, a brief overview of the student enrollment steps are listed.

If you previously started online enrollment for a student but have not completed the process, you can click Skip to Step 4. From Step 4, you can select the student and continue the enrollment process.

Student Name

Type the student's full name.

• The only special characters allowed are a hyphen (-) and apostrophe (').
• You can also include a space.
• The first name can have up to 17 characters.
• The middle name can have up to 14 characters.
• The last name can have up to 25 characters.


Click Continue. The Step 2 - Enrollment Key page opens.


Step 2 - Enrollment Key:

There are two possible methods for requesting an enrollment key. One of the following options will be available, as determined by the district.

  • Option 1 - Email Validation
  • Option 2 - CAPTCHA Validation



Click Continue. The Step 3 - Addresses & Contacts page opens.


Step 3 - Addresses & Contacts

Step 3 allows you to add physical addresses and mailing addresses for the student, family members, and other contacts.


Family Addresses

Any existing addresses for the student and family are listed. You can enter multiple sets of addresses if needed.

Add address:

Click Add Address to add an address. The Address Manager window opens.

Type the complete address in the fields provided.



Click Save Changes. The button is at the bottom of the window and you may need to scroll down to see it.


Edit address:

Click Edit next to the address to edit an existing address. The Address Manager window opens.



Update the fields as needed.

Click Save Changes. The button is at the bottom of the window and you may need to scroll down to see it.

HELPFUL FEATURE: As you initially enter address information (street number, street name, city, state, and zip), it is automatically stored so it can be reused to prefill the fields when you are completing multiple forms that contain address fields.

Once you have entered address data, when you click in a blank field for which data can be prefilled, a blue box is displayed which contains the most recent address data entered so far. When you click the blue box, the address fields are automatically filled with the stored information.



This feature works when adding or editing address data in either the Family Addresses window or the Family Contacts window.

Family Contacts

Existing contact information for all of the student's family and emergency contacts. Add contacts as needed.

Add a contact:

Click Add Contact to add a contact. The Family Contacts window opens.



Enter data in the fields, including the contact's complete name and address.

• The only special characters allowed are a hyphen (-) and apostrophe (').
• You can also include a space.
• The first name can have up to 17 characters.
• The middle name can have up to 14 characters.
• The last name can have up to 25 characters.


Click Save Changes. You may need to scroll down to see the button.

Add additional contacts as needed.


Edit a contact:

Click Edit next to the contact's name. The Family Contacts window opens.



Update the fields as needed.

Click Save Changes.


Some fields are required. If you do not enter data in a required field, a message is displayed when you click Save Changes, and you must provide the data to continue.



Click OK to close the message, add the required data, and click Save Changes again.



Click Continue. The Step 4 - Student Information page opens.


Step 4 - Student Information

Any existing students added to your account are listed.

Click Enter Student Info for the student.

Fields are displayed allowing you to select the student's address and contacts and enter additional information for the selected student.

Address Information

Select an address for the student from the drop-down list. These are the addresses entered in Step 3.

If you need to add another address, you can click Return to Step 3 to add another address, and then return to Step 4.

Contact Information

Select contacts for the student from those entered in Step 3:

• From the list of contacts, select up to four who should be listed as contacts for the student.

• Of those selected as contacts, select the Primary Contact option for the one who is the student's primary contact.

If you need to add another contact, you can click Return to Step 3 to add another contact, and then return to Step 4.

student demographic information

Enter student demographic data in the fields provided.



You may need to use both vertical and horizontal scroll bars to see all of the fields. These scroll bars are independent of the main browser window and control only the Student Information section.

Attach a document:

If a field contains the Document button, you can click the button to upload a file related to online enrollment, such as a birth certificate, driver license, immunization record, or proof of residency.



A window opens allowing you select and upload one or more files.

Document Upload

Click Choose File. Locate and select the file to be uploaded.

The following file types are acceptable:

• PDF
• Text: .txt
• Microsoft applications: .doc, .docx, .pps, .ppt, .pptx, .xls, and .xlsx
• Images: .gif, .jpeg, .jpg, .png, .tif, and .tiff
• Video: .avi, .flv, .mov, .mpe, .mpeg, .mpg, and .wmv
• Audio: .wav
• Zipped: .zip

Description

Type a description of the file you are uploading.


Click Upload File.

A message is displayed indicating that the file upload was successful, and the details are displayed.



Click Close to close the window.

• If a document has been uploaded for a particular field, the button displays Documents(+) (with a plus sign) .
• If no document has been uploaded for the field, the button displays Documents(-) (with a minus sign) .

View or delete an existing document:

Click Documents(+).

• Click the document to view it.
• Click next to the document to delete it. You are prompted to confirm that you want to delete the file. Click OK.


Click Save and Continue. The Step 5 - Enrollment Forms page opens.

Or, click Save and Submit later if you have not completed all information and need to continue at a later time. A message is displayed indicating that the data is saved but not submitted for district processing. You can return at a later time to complete the process.


Step 5 - Enrollment Forms



Under Downloadable Enrollment Forms:

Any additional forms required by the campus or district are listed.

1. Click each form to view it. The form opens in a new window where it can be viewed and printed.
2. Print and complete all forms by hand, and take the completed forms to the campus or district if required.

Under Standard Enrollment Forms:

The required standard forms are listed. These forms can be completed and submitted online. Icons next to the form name indicate if you have completed the form:

- Indicates that the parent has not saved the form.
- Indicates that the parent has already saved the form.

Click each form to view it. The form opens in a pop-up window.



Enter the required information and click Save Changes. You may need to scroll down in the pop-up window to access the Save Changes button.

You cannot save a form unless all required data is entered.

Some forms do not have data entry fields, but do need to be acknowledged by the parent. In this case, the parent clicks Save Changes to acknowledge the contents of the form.


A message in the pop-up window indicates that the changes were saved. Click to close the window.



For a saved form, the icon changes from to .

Until all forms are saved, the Submit to District button remains disabled. (You may need to scroll down to view the Submit to District button.)



Click Submit to District when all data and forms are ready.


Once you click Submit to District, the student’s enrollment information is submitted to the district for review and acceptance. You will also receive a confirmation notice by email.




Click Continue to Final Step. The Final Steps page opens.


Step 6 - Final Steps



To add another student, click Add Another Student and repeat the process from Step 1.

Under Print Enrollment Confirmation:

All students are listed whom you have successfully submitted to the district for enrollment, or are in the process of enrolling.

• If you have started the enrollment process for the student, the student's name is displayed.

• If his enrollment has successfully been submitted to the district, a check mark and the submission date are displayed.

Click Print Enrollment Confirmation for each enrolled student to print a confirmation message for your records that includes the student’s name, student enrollment key, and instructions for completing the process and adding the student to your account.


What Happens Next?

Visit in person:

To complete the enrollment process, it may be necessary to go to the district or campus to deliver the downloadable forms and complete any steps that must be handled in person, as required by the district and campus. Contact your campus for these instructions.

Receive a Student Portal ID:

Once the district or campus has completed your student's enrollment, the campus will issue you a Student Portal ID for each student you successfully enrolled. You can use the portal ID to add the student to your account.

Once your student is completely enrolled and added to your account, he will be listed on your My Account page under Students.


Delete a student:

If you need to delete a student and all of his associated data, go to Step 4 and click Remove for the student. A message is displayed prompting you to confirm that you want to delete the enrollment key and all of its associated data. Click OK to continue, and that student is deleted.

Inscripción de estudiantes en línea

txConnect > ¿Tiene un estudiante nuevo?
txConnect > Mi Cuenta > Inscribir a un nuevo estudiante

La página Inscripción de estudiantes en línea - Estudiantes nuevos le permite seguir los pasos necesarios para inscribir a un nuevo estudiante en línea usando los formularios provistos por el distrito, y luego solicitar una clave de registro del estudiante, que le permitirá completar el proceso de inscripción en línea.

Para obtener acceso a esta página:

  • Si aún no tiene una cuenta de txConnect, haga clic en el enlace ¿Tiene un estudiante nuevo? de la página de Inicio de sesión, y cree una cuenta.
  • Si ya tiene una cuenta de txConnect, inicie sesión en txConnect y haga clic en el enlace Inscribir a un nuevo estudiante en la página Mi Cuenta. O buen, haga clic en Añadir un estudiante ya inscrito a Mi Cuenta en el mensaje emergente.

Inscribir a un estudiante:

El padre o madre puede ver tres tipos de formularios al inscribir al estudiante, dependiendo de los procedimientos del distrito.

  • Los formularios estáticos (sólo lectura) no pueden actualizarse en línea; pueden ser visualizados, impresos, llenados a mano y devueltos al campus. Los formularios estáticos variarán según el campus y el distrito, y pueden entregarse en varios formatos, incluyendo Microsoft Word y PDF.
  • Tres formularios en línea pueden llenarse y enviarse en línea.
    • Direcciones de la familia
    • Contactos familiars
    • Información del estudiante
  • Los formularios estandarizados son formularios predefinidos a nivel de distrito que son comunes en todo Texas. Algunos formularios tienen datos obligatorios que deben ser capturados, y algunos formularios sólo requieren que el padre o la madre revisen los datos y confirmen que han examinado y aceptado el formulario.

La primera vez que obtenga acceso a la página se le pide que otorgue o niegue su permiso para detectar su ubicación. Si permite detectar su ubicación, el campo Ciudad se llenará automáticamente con su ubicación actual. Puede deshabilitar la detección de ubicación en cualquier momento en la configuración de su navegador.


Paso 1 - Información general sobre la inscripción y Nombre del estudiante:

En Pasos para la inscripción de estudiantes nuevos aparece una breve descripción de los pasos a seguir para inscribir a un estudiante.

Si anteriormente inició la inscripción en línea de un estudiante, pero no ha completado el proceso, puede hacer clic en Ir al Paso 4. Desde el Paso 4 puede seleccionar al estudiante y continuar el proceso de inscripción.

Nombre del estudiante

Escriba el nombre completo del estudiante.

  • Los únicos caracteres especiales permitidos son un guión (-) y apóstrofo (').
  • También puede incluir un espacio.
  • El nombre puede tener hasta 17 caracteres.
  • El segundo nombre puede tener hasta 14 caracteres.
  • El apellido puede tener hasta 25 caracteres.

Haga clic en Continuar. Se abrirá la página del Paso 2 – Clave de Inscripción.


Paso 2 – Clave de Inscripción:

Hay dos métodos posibles para solicitar una clave de inscripción. Una de las siguientes opciones estará disponible, según lo determine el distrito.

Opción 1 - Validación de correo electrónico

En esta opción se le envía una clave de inscripción en un mensaje de correo electrónico. Una vez que obtenga la clave, puede capturarla en esta página para completar el proceso. Para hacerlo, siga estos pasos.

  1. Haga clic en SOLICITAR CLAVE DE INSCRIPCIÓN para solicitar una clave de inscripción para su estudiante. Se enviará un mensaje a su dirección de correo electrónico con la nueva clave de inscripción del estudiante, que tendrá 16 caracteres.
  2. Busque en la bandeja de entrada de su correo electrónico el mensaje que contiene la clave de inscripción.
la clave de inscripción

Debe capturar la clave de inscripción exacta para completar el proceso de registro. La manera más fácil de capturar el código correctamente es copiarlo del mensaje de correo electrónico y pegarlo en el cuadro.

Haga clic en CONFIRMAR.

Si capturó correctamente la clave de inscripción, aparecerá el mensaje “¡Su clave ha sido creada y confirmada!”.

Opción 2 - CAPTCHA Validación

Esta opción generalmente se usa durante un evento de inscripción de corto plazo, como Kinder Roundup. Para esta opción, se genera un código cuando captura correctamente el código CAPTCHA.

Para hacerlo, siga estos pasos.

  1. Escriba correctamente el código CAPTCHA tal y como aparece en la página.
  2. Haga clic en Continuar.

Si capturó correctamente el código CAPTCHA, aparecerá el mensaje “¡Su clave ha sido creada y confirmada!”.

Haga clic en Continuar. Se abrirá la página del Paso 3 – Direcciones y Contactos.


Paso 3 – Direcciones y Contactos

El Paso 3 le permite añadir direcciones físicas y postales para el estudiante, los miembros de su familia y otros contactos.

Conforme capture inicialmente los datos de su dirección (calle y número, ciudad, estado y código postal) estos se almacenan para que puedan usarse para llenar automáticamente los campos al llenar múltiples formularios que tengan campos de dirección.

Una vez que capture los datos de la dirección, cuando haga clic en un campo en blanco que puede llenarse automáticamente, aparecerá un cuadro azul que contiene los datos más recientes que ha capturado para ese campo. Al hacer clic en el cuadro azul, los campos de la dirección se llenarán automáticamente con la información almacenada.

Esta función también está disponible al añadir o editar datos de la dirección en la ventana o en la ventana.

Direcciones de la familia

Aparecen todas las direcciones existentes del estudiante y sus familiares. Puede capturar varias direcciones en caso necesario.

Añadir dirección:

  1. Haga clic en Añadir Direcciones para añadir una dirección. Se abrirá la ventana Address Manager.
  2. Capture la dirección completa en los campos provistos.
    • Para una dirección física, use los campos que aparecen bajo Dirección física. Esta es la vivienda real en la que vive el estudiante.
    • Para una dirección postal, use los campos que aparecen bajo Dirección de envio. Esta puede ser diferente a la dirección física si el estudiante o sus padres reciben su correo en un lugar diferente, como un apartado postal.
  3. Haga clic en Guardar cambios. El botón está en la parte inferior de la ventana, y quizá tenga que desplazarse hacia abajo para verlo.

Editar dirección:

  1. Haga clic en Editar junto a la dirección para editar una dirección existente. Se abrirá la ventana Address Manager.
  2. Modifique los campos según lo necesite.
  3. Haga clic en Guardar cambios. El botón está en la parte inferior de la ventana, y quizá tenga que desplazarse hacia abajo para verlo.
Contactos familiares

Información de contacto ya existente para todos los familiares y contactos de emergencia del estudiante. Añada los contactos necesarios.

Añadir un contacto:

  1. Haga clic en Añadir Contacto para añadir un contacto. Se abrirá la ventana Contactos familiares.
  2. Capture los datos en los campos, incluyendo el nombre completo y la dirección del contacto.
    • Los únicos caracteres especiales permitidos son un guión (-) y apóstrofo (').
    • También puede incluir un espacio.
    • El nombre puede tener hasta 17 caracteres.
    • El segundo nombre puede tener hasta 14 caracteres.
    • El apellido puede tener hasta 25 caracteres. 3.
  3. Haga clic en Guardar cambios.

Editar un contacto:

  1. Haga clic en Editar junto al nombre del contacto. Se abrirá la ventana Contactos familiares.
  2. Modifique los campos según lo necesite.
  3. Haga clic en Guardar cambios.

Haga clic en Continuar. Se abrirá la página del Paso 4 - Información del estudiante.


Paso 4 - Información del estudiante

Aparecen todos los estudiantes existentes que haya añadido a su cuenta.

Si está en proceso de añadir un estudiante, la clave de inscripción aparece en lugar del nombre del estudiante.

Se muestran campos que le permiten seleccionar la dirección y los contactos del estudiante, así como capturar información adicional.

Para el Estudiante seleccionado:

Información de la dirección

Seleccione una dirección para el estudiante de la lista desplegable: Estas son las direcciones que se capturaron en el Paso 3.

Si necesita añadir otra dirección, puede hacer clic en REGRESAR AL PASO 3 para añadir otra dirección, y luego regresar al Paso 4.

Seleccione su(s) contacto(s) a continuación

Seleccione los contactos del estudiante entre los que capturó en el Paso 3.

  1. De la lista de contactos, seleccione hasta cuatro que deben aparecer como contactos del estudiante.
  2. De las personas seleccionadas como contactos, seleccione la opción ¿Contacto principal? para uno, que será el contacto principal del estudiante.

Si necesita añadir otro contacto, puede hacer clic en REGRESAR AL PASO 3 para añadir otro contacto, y luego regresar al Paso 4.

información demográfica del estudiante

Capture la información demográfica del estudiante en los campos provistos.

Algunos campos pueden tener instrucciones o información adicional en la columna derecha. Quizá tenga que desplazarse a la derecha para ver esta información.

Anexar documentos:

Si un campo contiene el botón Documento, puede hacer clic en el botón para cargar un archivo relacionado con la inscripción en línea, como un acta de nacimiento, licencia de conducir, historial de vacunación o comprobante de residencia. Se abre una ventana que le permite seleccionar y cargar uno o más archivos.

Document Upload

Haga clic en Choose File. Localice y seleccione el archivo que desea cargar. Se aceptan los siguientes tipos de archivos:

  • PDF
  • Texto: .txt
  • Aplicaciones de Microsoft: .doc, .docx, .pps, .ppt, .pptx, .xls, y .xlsx
  • Imágenes: .gif, .jpeg, .jpg, .png, .tif, y .tiff
  • Videos: .avi, .flv, .mov, .mpe, .mpeg, .mpg, y .wmv
  • Audio: .wav
  • Archivos comprimidos: .zip
Description

Escriba una descripción del archivo que va a subir.

Haga clic en Upload File.

Aparece un mensaje que indica que la carga del archivo fue exitosa, y se muestran los detalles del archivo. Haga clic en Close para cerrar la ventana.

  • Si ha cargado un documento para un campo en específico, el botón muestra Documento(+) (con un signo de “más”).
  • Si no se ha cargado un documento para el campo, el botón muestra Documento(-) (con un signo de “menos”).

Visualizar o borrar un documento existente:

Haga clic en Documento(+).

  • Haga clic en el documento para visualizarlo.
  • Haga clic en junto al documento para borrarlo. Se le pedirá que confirme que quiere borrar el archivo. Haga clic en OK.

Quizá necesite usar las barras de desplazamiento vertical y horizontal para ver todos los campos. Estas barras de desplazamiento son independientes de la ventana principal del navegador, solamente controlan la sección de Información del estudiante.

Haga clic en Guardar y Continuar.

O bien, haga clic en Guardar y enviar más adelante si no ha completado toda la información y necesita continuar en un momento futuro.


Paso 5 - Formularios de inscripción

Bajo Formularios de inscripción descargables:

Apareen todos los formularios adicionales requeridos por el campus o el distrito.

  1. Haga clic en cada formulario para visualizarlo. El formulario se abre en una nueva ventana, en donde puede visualizarlo e imprimirlo.
  2. Imprima y llene a mano todos los formularios, y lleve los formularios contestados al campus o al distrito.

Bajo Formularios de inscripción estándar:

Aparecen los formularios estandarizados requeridos. Estos formularios pueden llenarse y enviarse en línea.

Los íconos junto al nombre de cada formulario indican si ya lo ha llenado:

- Indica que los padres aún no han enviado el formulario.
- Indica que los padres ya han enviado el formulario.

Haga clic en cada formulario para visualizarlo. El formulario se abre en una ventana emergente.

Capture la información requerida y haga clic en Guardar cambios. Quizá tenga que desplazarse hacia abajo en la ventana emergente para encontrar el botón Guardar cambios.

No puede guardar un formulario si no ha capturado todos los datos obligatorios.

Algunos formularios no tienen campos para captura de datos, pero necesitan ser aprobados por el padre o la madre. En este caso, el padre o la madre hace clic en para aceptar el contenido del formulario.

Un mensaje en la ventana emergente indica que los cambios fueron guardados. Haga clic en para cerrar la ventana. En un formulario guardado, el ícono cambia de a .

El botón Enviar permanece deshabilitado hasta que se guarden todos los formularios. (Quizá tenga que desplazarse hacia abajo para ver el botón Enviar).

Haga clic en Enviar cuando todos los datos y formularios estén listos.

Una vez que haga clic en Enviar, la información de inscripción del estudiante se envía al distrito para su revisión y aceptación, y aparecerán una marca de confirmación y la fecha en el Paso 6, en la columna ¿Enviado al distrito?


Paso 6 – Pasos Finales

Para añadir otro estudiante, haga clic en Añadir otro estudiante y repita el proceso desde el Paso 1.

Bajo Imprimir confirmación de inscripción:

Aparecen todos los estudiantes que ha enviado exitosamente al distrito para su inscripción, o que todavía está inscribiendo.

  • Si ha iniciado el proceso de inscripción del estudiante, aparecerá el nombre del estudiante.
  • Si su inscripción ha sido enviada con éxito al distrito, aparecen una marca de confirmación y la fecha de envío.

Haga clic en Imprimir confirmación de inscripción en cada estudiante para imprimir un mensaje de confirmación para su archivo, en el que se incluyen el nombre del estudiante, su clave de confirmación, y las instrucciones para completar el proceso y añadir el estudiante a su cuenta.

IMPORTANTE: Para completar el proceso de inscripción, debe acudir al distrito o al campus para entregar los formularios descargados y realizar los pasos que deben hacerse en persona, según lo requieran el distrito y el campus.

Una vez que complete su inscripción en persona en el distrito o en el campus, este le entregará una ID del portal estudiantil para cada estudiante que inscribió exitosamente. Puede usar la ID del portal para añadir al estudiante a su cuenta.

Una vez que su estudiante esté inscrito y añadido a su cuenta, aparecerá en su página bajo.

Borrar a un estudiante:

Si necesita borrar a un estudiante y todos sus datos, vaya al Paso 4 y haga clic en Eliminar junto al estudiante. Aparecerá un mensaje en el que se le pide que confirme que quiere borrar la clave de inscripción y todos los datos relacionados con ella. Haga clic en OK para continuar, y el estudiante será borrado.

parentaccess/myaccount/mynewstudents.txt · Last modified: 2018/02/03 10:18 by jstanford

Americans with Disabilities Act (ADA) and Web Accessibility

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